Tietosuojakäytäntö

Yksityisyys ja turvallisuus

SoliferPolar AB pyrkii suojaamaan yksityisyytesi käyttäessäsi palveluitamme. Sen vuoksi olemme laatineet käytännön henkilötietojesi käsittelyä ja suojaamista varten.

HENKILÖTIEDOT
SoliferPolar AB vastaa henkilötiedoistasi Yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) eli, Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2016/679 mukaisesti. Henkilötietosi tallennetaan meille, ja niitä käytetään SoliferPolarissa.

Henkilötietojen käsittely ostojen ja tilausten yhteydessä

Miten käytämme henkilötietojasi?

Käytämme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

• – Henkilöllisyyden vahvistaminen
• – Tilin luonti ja hallinta
• – Ostohistoria
• – Maksuhistoria
• – Tilausten ja palautusten käsittely
• – Yhteydenotto sinuun toimitustiedon osalta tai jos tuotteiden toimituksessa on ongelmia
• – Kysymyksiisi vastaaminen sähköpostitse tai asiakaspalvelun kautta
• – Analysointi ja segmentointi suunnattuja kampanjoita varten
• – Yleisten tietojen ja suunnattujen viestien lähetys
• – Tiedotus tapahtumasta/tilaisuudesta
• – Kutsu tapahtumaan/tilaisuuteen
• – Kyselylomakkeiden lähetys, jotta voit vaikuttaa tarjouksiimme ja palveluihimme
• – Järjestelmiemme testaaminen ja parantaminen sekä palveluiden tarjoaminen
• – Petosten tai palveluidemme väärinkäytön estäminen
• – Kilpailuihimme osallistuminen

————————————————————————————————————-

Tilauksen/oston käsittelemiseksi meidän on suoritettava seuraavat:

– Toimitus (mukaan lukien toimitukseen liittyvät ilmoitukset ja yhteydenotot).

– Tunnistus ja iänvalvonta.

– Maksun käsittely (mahdollisten maksuratkaisujen analysointi, mikä voi sisältää maksuhistorian tarkastuksen ja luottotietojen noudon luottotietoyrityksestä).

– Reklamaatio- ja takuuasioiden käsittely.

Tämän suorittamiseksi käsiteltävien henkilötietojen luokat:

– Nimi.

– Henkilötunnus.

– Yhteystiedot (esim. osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero).

– Maksuhistoria.

– Maksutiedot.

– Luottotiedot luottotietoyrityksestä.

– Ostotiedot (esim. mitä tavaroita on tilattu tai toimitetaanko tavara muuhun osoitteeseen).

– Käyttäjätiedot jälleenmyyjien sivuille (ainoastaan jälleenmyyjät).

Oikeudellinen perusta: Ostosopimuksen toteutus. Henkilötietojesi kerääminen vaaditaan sen vuoksi, että voimme täyttää ostosopimuksen mukaiset velvollisuutemme. Jos tietoja ei anneta, emme voi täyttää velvollisuuksiamme ja sen vuoksi meidän on kiellettävä osto.

Asiakaspalveluasioiden käsittelemiseksi meidän on suoritettava seuraavat:

– Viestintä ja asiakaspalveluun osoitettuihin kysymyksiin vastaaminen (puhelimitse tai digitaalisia kanavia pitkin, mukaan lukien sosiaaliset mediat).

– Tunnistus.

– Mahdollisten valitus- ja tukiasioiden selvitys (mukaan lukien tekninen tuki).
Tämän suorittamiseksi käsiteltävien henkilötietojen luokat:

– Nimi.

– Henkilötunnus.

– Yhteystiedot (esim. osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero).

– Kirjeenvaihtosi.

– Tiedot ostoajankohdasta, ostopaikasta, mahdollinen virhe/valitus.

– Laitteistosi tekniset tiedot.

– Terveystiedot (esim. meille kertomasi allergisia reaktioita ja terveydentilaa koskevat asiat).

– Jälleenmyyjien sivujen käyttäjätiedot (ainoastaan jälleenmyyjät).

Oikeudellinen perusta: Oikeutettu etu. Henkilötietojen käsittely on tarpeen meidän oikeutetun etumme ja sinun oikeutetun etusi toteuttamiseksi asiakaspalveluasioiden käsittelyssä.

Tietojen säilytysaika: Siihen asti, että asiakaspalveluasia on saatettu päätökseen.

Palvelun väärinkäytön estämiseksi tai yritykseen kohdistuvan rikoksen estämiseksi, ehkäisemiseksi ja selvittämiseksi meidän on suoritettava seuraavat:

– Mahdollisten petosten tai muiden rikkomusten estäminen ja selvittäminen (esim. poikkeamista ilmoittaminen myymälässä).

– Roskapostin, tietojen kalastelun, häirinnän ja käyttäjätilin luvattomien kirjautumisyritysten estäminen tai muiden sellaisten toimenpiteiden estäminen, jotka ovat kiellettyjä laissa tai osto-, jäsen- tai palveluehdoissamme.

– IT-ympäristömme suojaaminen ja parantaminen hyökkäysten ja tunkeutumisen osalta.

Tämän suorittamiseksi käsiteltävien henkilötietojen luokat:

– Henkilötunnus.

– Ostotapahtuman ja käyttäjän luomat tiedot (esim. napsautus- ja käyntihistoria).

– Käytettäviä laitteita ja niiden asetuksia koskevat tekniset tiedot (esim. kieliasetus,

IP-osoite, verkkoselaimen asetukset, aikavyöhyke, käyttöjärjestelmä, näyttöresoluutio ja alusta).

– Tiedot digitaalisten palveluidemme käytöstä.

Oikeudellinen perusta: Lakisääteisen velvollisuuden täyttäminen (jos sellainen on) tai oikeudellisen edun toteuttaminen. Mikäli mitään lakisääteistä velvollisuutta ei ole, käsittely on tarpeen oikeudellisen etumme toteuttamiseksi tarkoituksena palvelun väärinkäytön estäminen tai yritykseen kohdistuvan rikoksen estäminen, ehkäiseminen ja selvittäminen.

Mistä lähteistä noudamme henkilötietosi?

Niiden tietojen lisäksi, jotka itse jätät meille tai jotka keräämme sinusta ostosi ja palveluidemme käyttötapasi perusteella, voimme kerätä henkilötietoja myös joltain muulta (nk. kolmas osapuoli). Keräämme kolmannelta osapuolelta seuraavia tietoja:

1) Osoitetiedot julkisista rekistereistä varmistuaksemme siitä, että meillä on sinusta oikeat osoitetiedot.
2) Luottokelpoisuustiedot luottoluokituslaitoksista, pankeista tai luottotietotoimistoista.
Mille tahoille voimme jakaa henkilötietojasi?

Henkilötietojen käsittelijöille. Jos palvelujemme toimittamiseksi on tarpeen, jaamme henkilötietojasi yrityksille, jotka ovat nk. henkilötietojen käsittelijöitämme. Henkilötietojen käsittelijä on yritys, joka käsittelee tiedot meidän toimeksiannostamme ja ohjeidemme mukaan. Henkilötietojen käsittelijämme auttavat meitä seuraavissa:
1) Kuljetukset (logistiikka-alan yritykset ja huolitsijat).
2) Maksuratkaisut (korttitapahtumien välittäjät, pankit ja muut maksupalveluntoimittajat).
3) Markkinointi (paino ja jakelu, sosiaaliset mediat, mediatoimistot tai mainostoimistot).
4) IT-palvelut (yritykset, jotka käsittelevät IT-ratkaisujemme välttämätöntä käyttöä, teknistä tukea ja ylläpitoa).

Henkilötietojasi jaetaan henkilötietojen käsittelijöille ainoastaan tarkoituksissa, jotka ovat yhdenmukaisia tietojen keräämisen tarkoitusten kanssa (esimerkiksi, jotta voimme täyttää ostosopimuksen tai kanta-asiakasohjelman jäsenehdot). Tarkastamme kaikki henkilötietojen käsittelijät sen varmistamiseksi, että käsittelijät voivat antaa riittävät takuut henkilötietojen turvallisuuden ja salassapidon osalta. Meillä on kaikkien henkilötietojen käsittelijöiden kanssa kirjalliset sopimukset, joissa käsittelijät takaavat käsiteltävien henkilötietojen turvallisuuden ja sitoutuvat noudattamaan turvallisuusvaatimuksiamme sekä henkilötietojen kansainvälistä siirtämistä koskevia rajoituksia ja vaatimuksia. Yritykset, jotka ovat itsenäisiä rekisterinpitäjiä. Jaamme henkilötietojasi myös tietyille yrityksille, jotka ovat itsenäisiä rekisterinpitäjiä. Itsenäisenä rekisterinpitäjänä toimivassa yrityksessä me emme ohjaa sitä, miten yritykselle luovutettavia tietoja käsitellään. Itsenäisiä rekisterinpitäjiä, joille jaamme henkilötietojasi, ovat:
1) Valtion viranomaiset (poliisi, verovirasto tai muut viranomaiset) jos olemme velvollisia tekemään niin lain mukaan tai epäiltäessä rikosta.
2) Yritykset, jotka huolehtivat yleisistä tavarakuljetuksista (logistiikkayritykset ja huolitsijat).
3) Yritykset, jotka tarjoavat maksuratkaisuja (korttitapahtumien välittäjät, pankit ja muut maksupalveluntoimittajat). Kun henkilötietojasi jaetaan yritykselle, joka on itsenäinen rekisterinpitäjä, sovelletaan kyseisen yrityksen tietosuojakäytäntöä ja henkilötietojen käsittelyä.

Mitä oikeuksia sinulla on rekisteröitynä?

Oikeus saada pääsy tietoihin (nk. rekisteriote). Henkilötietojen käsittelymme on aina avointa ja läpinäkyvää. Jos haluat tarkempaa tietoa, mitä henkilötietoja käsittelemme juuri sinusta, voit pyytää pääsyä tietoihin (tiedot luovutetaan rekisteriotteena, josta ilmenee tarkoitus, henkilötietojen luokat, vastaanottajien luokat, säilytysajat, tietojen keräyspaikat ja automaattinen päätöksenteko). Vastaanotettuamme pyynnön päästä tietoihin voimme pyytää lisätietoja sen varmistamiseksi, että pyyntösi käsitellään tehokkaasti ja tiedot luovutetaan oikealle henkilölle. Oikeus oikaista tiedot. Voit pyytää, että henkilötietojasi oikaistaan, mikäli niissä on virheitä. Annetun tarkoituksen puitteissa sinulla on myös oikeus täydentää mahdollisesti puutteellisia henkilötietoja. Esimerkiksi SoliferPolarin jälleenmyyjä voi muuttaa tiettyjä tietoja suoraan jälleenmyyjien sivuilla. Oikeus poistaa tiedot. Voit pyytää käsittelemiemme henkilötietojesi poistamista seuraavissa tapauksissa: Tiedot eivät ole enää tarpeen niissä tarkoituksissa, joihin ne on kerätty tai joissa niitä käsitellään. Vastustat oikeutetun edun pohjalta tekemäämme etuvertailua ja vastustuksesi syy on merkittävämpi kuin oikeutettu etumme. Vastustat käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Henkilötietoja käsitellään lainvastaisesti. Henkilötiedot on poistettava lakisääteisen velvollisuutemme täyttämiseksi. Henkilötietoja on kerätty alle 13-vuotiaasta lapsesta, jonka huoltaja olet, ja tietojen kerääminen on tapahtunut tietoyhteiskunnan palveluiden (esim. sosiaalisten medioiden) tarjoamisen yhteydessä. Huomaa, että meillä on oikeus evätä pyyntösi, mikäli lakisääteiset velvollisuudet estävät meitä välittömästi poistamasta tiettyjä henkilötietoja. Nämä velvollisuudet ovat peräisin kirjanpito- ja verolainsäädännöstä, pankki- ja rahanpesulainsäädännöstä ja lisäksi kuluttajalainsäädännöstä. Käsittely voi olla tarpeen myös oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Jos emme pysty suorittamaan pyydettyä poistoa, voimme kuitenkin estää henkilötietojen käytön muihin tarkoituksiin kuin tarkoitukseen, joka estää pyydetyn poiston. Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä. Sinulla on oikeus pyytää, että henkilötietojesi käsittelyä rajoitetaan. Jos kyseenalaistat käsittelemiemme henkilötietojen oikeellisuuden, voit pyytää rajoitettua käsittelyä sen ajan, jonka tarvitsemme henkilötietojen oikeellisuuden tarkistamiseksi. Jos emme enää tarvitse henkilötietoja määritettyihin tarkoituksiin, mutta sinä tarvitset niitä oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, voit pyytää meiltä rajoitettua tietojen käsittelyä. Näin ollen voit pyytää meitä olemaan poistamatta tietojasi. Jos olet vastustanut oikeutetun edun etuvertailua, jonka olemme tehneet oikeudellisena perustana tiettyä tarkoitusta varten, voit pyytää rajoitettua käsittelyä siksi ajaksi, jonka tarvitsemme tarkistaaksemme, onko oikeudellinen etumme merkittävämpi kuin sinun etusi saada tiedot poistetuksi. Jos käsittelyä on rajoitettu jostain edellä kuvatusta syystä, voimme itse säilytyksen lisäksi käsitellä tietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, jonkun muun oikeuksien suojaamiseksi tai jos olet antanut suostumuksesi. Oikeus vastustaa tietyntyyppistä käsittelyä. Sinulla on aina oikeus kieltää suoramarkkinointi ja vastustaa kaikkea etuvertailuun perustuvaa henkilötietojen käsittelyä. Oikeutettu etu: Mikäli käytämme etuvertailua oikeudellisena perustana tiettyä tarkoitusta varten, voit vastustaa käsittelyä. Voidaksemme jatkaa henkilötietojesi käsittelyä sellaisen vastustuksen jälkeen meidän on pystyttävä osoittamaan varsinaiselle käsittelylle pakottava oikeutettu syy, joka on merkittävämpi kuin sinun etusi, oikeutesi tai vapautesi. Muussa tapauksessa voimme käsitellä tietoja ainoastaan oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Suoramarkkinointi (mukaan lukien analyysit, jotka tehdään suoramarkkinointitarkoituksissa): Voit vastustaa suoramarkkinointitarkoituksissa tapahtuvaa henkilötietojesi käsittelyä. Vastustus kattaa myös henkilötietojen analyysit (nk. profilointi), jotka tehdään suoramarkkinointitarkoituksissa. Suoramarkkinoinnilla tarkoitetaan kaikenlaisia tiedottavia markkinointitoimia (esim. postitse, sähköpostitse ja tekstiviestitse). Markkinointitoimia, joissa sinä asiakkaana olet aktiivisesti valinnut jonkin palvelumme käyttämisen tai muutoin tavoittanut meidät lisätietojen saamiseksi palveluistamme, ei pidetä suoramarkkinointina (esim. tuotesuositukset tai omien sivujen muut toiminnot ja tarjoukset). Jos vastustat suoramarkkinointia, lopetamme henkilötietojesi käsittelyn tätä tarkoitusta varten ja kaikenlaiset suoramarkkinointitoimet. Huomaa, että voit aina vaikuttaa siihen, mitä kanavia käytämme lähetyksiin ja henkilökohtaisiin tarjouksiin. Voit esimerkiksi valita, että vastaanotat tarjouksia meiltä sähköpostitse mutta et tekstiviestitse. Siinä tapauksessa sinun ei kuulu vastustaa henkilötietojen käsittelyä sellaisenaan, vaan sen sijaan rajoittaa viestintäkanaviamme (muuttamalla asetuksia omilla sivuilla tai ottamalla yhteyttä asiakaspalveluun). Oikeus tietojen siirtämiseen. Jos oikeutemme käsitellä henkilötietojasi perustuu joko suostumukseesi tai kanssasi tehdyn sopimuksen täytäntöönpanoon, sinulla on oikeus pyytää sinua koskevat tiedot, jotka olet luovuttanut meille, siirrettäväksi toiselle rekisterinpitäjälle (nk. tietojen siirrettävyys). Yksi tietojen siirrettävyyden edellytys on se, että siirto on teknisesti mahdollinen ja voi tapahtua automaattisesti.

Miten käsittelemme henkilötunnusta?

Käsittelemme henkilötunnustasi vain, kun se on selkeästi perusteltua tarkoitukseen nähden, tarpeen turvallista tunnistusta varten tai jos siihen on jokin muu merkittävä syy.

Miten henkilötietosi suojataan?
Suojaamme salassapidon, eheyden ja pääsyn henkilötietoihin IT-järjestelmän avulla. Olemme suorittaneet erityisiä suojaustoimenpiteitä henkilötietojesi suojaamiseksi luvattomalta tai asiattomalta käsittelyltä (kuten luvattomalta käytöltä, menetykseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta). Vain henkilöillä, joiden tosiasiallisesti tarvitsee käsitellä henkilötietojasi määritetyssä tarkoituksessa, on pääsy tietoihin.

Saatamme muuttaa tietosuojakäytäntöämme. Tietosuojakäytännön viimeisin versio on aina täällä verkkosivuilla. Saat tietoa päivityksistä, joilla on ratkaiseva merkitys suorittamamme henkilötietojen käsittelyn kannalta (esimerkiksi määritetyn tarkoituksen tai henkilötietojen luokkien muuttaminen), tai päivityksistä, joilla ei ole ratkaisevaa merkitystä käsittelylle, mutta joilla voi olla ratkaiseva merkitys sinulle, osoitteesta Polarvagnen.se ja sähköpostitse (jos olet antanut sähköpostiosoitteesi) hyvissä ajoin ennen päivitysten voimaantuloa. Kun asetamme tiedot päivityksistä saataville, selitämme myös päivitysten merkityksen ja vaikutuksen sinuun.

Jos sinulla on kysyttävää, ota yhteyttä sähköpostitse tai puhelimitse.

Mitä oikeuksia sinulla on asiakkaanamme?
Sinulla oikeus pyytää nähtäväksi tiedot, jotka meillä on sinusta. Jos tietosi ovat virheellisiä, puutteellisia tai epäolennaisia, voit pyytää tietojen korjaamista tai poistamista. Sinulla on myös lakisääteinen oikeus saada kerran vuodessa rekisteriote henkilötiedoistasi veloituksetta. Jos haluat tällaisen asiakirjan, ota yhteyttä SoliferPolarin asiakaspalveluun. Voit koska tahansa peruuttaa suostumuksesi tietojesi käyttöön markkinointitarkoituksissa (esim. kuvastot ja uutiskirjeet).
Ota yhteyttä kirjallisesti osoitteeseen SoliferPolar AB, Kundservice, 917 82 Dorotea, puhelimitse numeroon +46 (0)942-52000 tai sähköpostitse osoitteeseen info@soliferpolar.com

Mitkä tahot saavat henkilötietoja?
Emme koskaan lähetä tietojasi kolmannelle osapuolelle markkinointitarkoituksissa SoliferPolarin ulkopuolelle. Kolmannelle osapuolelle välitettäviä tietoja voivat olla huolitsijoille toimitettavat tiedot lähetettäessä tavaroita sinulle ja tiedot, jotka SoliferPolar tarvitsee täyttääkseen velvollisuutensa sinua kohtaan. SoliferPolar voi jakaa henkilötietojasi organisaatioille, kuten luottotieto- tai perintäyrityksille, luottokelpoisuuden arviointia, henkilöllisyyden tarkastusta, luottokelpoisuuden valvontaa ja saatavien haltuunottoa varten.

Miten suojaamme henkilötietosi?
Olemme suorittaneet teknisiä toimenpiteitä tietojesi suojaamiseksi esimerkiksi tuhoutumiselta, manipuloinnilta tai luvattomalta käytöltä. Muutamme turvatoimiamme jatkuvasti teknisen kehityksen mukaan.

Kortilla ostaminen
Korttiostoissa teemme yhteistyötä valtuutetun maksunvälittäjän kanssa. Maksunvälittäjä auttaa meitä tarkistamaan, että kortti on hyväksytty suoramaksuvälineeksi pankissasi. Maksunvälittäjämme huolehtii maksukorttitiedoistasi oikealla tavalla ja noudattaen kansainvälistä PCI DSS -standardia, jota korttiyhtiöt VISA, MasterCard, Diners, American Express ja JCB tukevat. Näin maksukorttitietojasi käsitellään turvallisella tavalla. Ostaessasi kortilla pidätämme oikeuden tehdä henkilötarkastuksen.

Tietojasi säilytetään niin pitkään kuin on tarpeen palveluidemme suorittamiseksi. Emme poista tietojasi, jos lakisääteinen säilytysvaatimus, kuten kirjanpitolaki, estää sen tai kun tietojen säilytykseen on oikeudellinen perusta, kuten käynnissä oleva sopimussuhde.

Linkkejä verkkosivuillemme
SoliferPolarin verkkosivuilla voi olla linkkejä muille verkkosivuille, jotka eivät ole hallinnassamme. Emme vastaa yksityisyydensuojasta tai sisällöstä näillä verkkosivuilla. Sen sijaan tarjoamme linkkejä, joiden kautta vierailijoiden on helpompi löytää lisätietoja tietyistä aihealueista.

Tekijänoikeus
Näiden verkkosivujen sisältö on tekijänoikeudella suojattu ja kuuluu SoliferPolar AB:lle

Yhtiön tiedot
SoliferPolar AB
917 82 Dorotea

Puhelin: +46 (0)942 520 00
Sähköposti: info@soliferpolar.com